Предоставление в банк документов по контракту в валюте

Добрый день, подскажите пожалуйста, как правильно поступать:
С поставщиком подписан валютный контракт (условия поставки и оплаты прописаны в спецификациях FOB Шанхай), В банке открыт паспорт сделки , по одной из прилагаемых спецификаций след. ситуация: дата подписания спецификации 15 сентября 15 г. срок поставки 30 дней со дня подписания спецификации, до сегодняшнего дня18.02.16 спецификация не была предоставлена в банк, 16.02.16 поступила  ГТД (товар шел морем) о ввозе товара на территорию РФ. Правильно ли я понимаю порядок наших действий в идеале:спецификацию мы должны были предоставить в банк в теч. 15 дней после подписания,  при понимании того, что товар не будет нам поставлен в теч 30 дней нам надо было подписать доп согл. с поставщиком о продлении сроков поставки и предоставить его в банк не позднее 15 октября2015 (Или на основании наших условий поставки, мы д/б предоставить расчет ожидаемого срока поставки в банк и тогда не требовалось бы оформлять ДС о продление сроков поставки). Нужно ли сейчас оформлять это ДС, когда товар уже пришел, но еще не оплачен? возможно ли применение к нам каких-либо штрафных санкций за  не предоставление документов в срок , т.к.  Валютный контроль более основательно контролирует операции по которым был выдан аванс иностранному поставщику, а постоплата более мягкие требования. Спасибо за ответ.